Zo gaat MADA Booth om met de AVG
Een photobooth verwerkt foto's van mensen, en dat zijn persoonsgegevens. Hier lees je in gewone taal wie waarvoor verantwoordelijk is, welke gegevens we verwerken, waar ze staan, hoe lang ze bewaard blijven en hoe we ze beveiligen.
Jij bent de verantwoordelijke, wij zijn de verwerker
Jij als verhuurder of horecazaak
Voor de foto's en gastgegevens van jouw evenementen ben jij verwerkingsverantwoordelijke. Jij bepaalt wat er gefotografeerd, gedeeld en bewaard wordt.
MADA Tech als verwerker
Wij verwerken die gegevens alleen om de dienst te leveren en volgens jouw instellingen. Dat leggen we vast in een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG.
Verwerkersovereenkomst inbegrepen
De verwerkersovereenkomst hoort automatisch bij elk abonnement. Een ondertekend exemplaar vraag je aan via info@madabooth.nl.
Lees de volledige verwerkersovereenkomst en de privacyverklaring.
Welke gegevens worden verwerkt
Foto's en video's
Het beeldmateriaal van de sessie, met het tijdstip en de booth waarop het gemaakt is.
Alleen als de gast dat wil
Een e-mailadres of telefoonnummer, uitsluitend als de gast zijn foto zo wil ontvangen of toestemming geeft voor nieuws.
Geen account voor gasten
Gasten hoeven niet in te loggen en geen app te installeren. De deelpagina werkt met een unieke link.
Gegevens van jouw team
Naam, e-mailadres en rol van de mensen die in het beheer werken.
Toestemming en informatie aan gasten
Duidelijk vooraf
Op het startscherm kun je tonen wat er met de foto's gebeurt, zodat de gast weet waar hij aan begint.
Delen is een keuze
De gast scant zelf de QR-code en bepaalt zelf of hij een foto downloadt of doorstuurt.
Nieuws alleen met toestemming
Een e-mailadres voor nieuws of acties wordt alleen gebruikt als de gast daar uitdrukkelijk voor kiest. Intrekken kan altijd.
Opslag binnen de EU, afgeschermd per klant
Eerst op de booth
Elke foto wordt eerst op de booth zelf bewaard en blijft daar tot de server de ontvangst heeft bevestigd.
Eigen mediaserver
Online staan de foto's op onze eigen afgeschermde mediaserver. De opslag is niet openbaar: zonder geldige link kun je niets openen.
Tijdelijke links
Een foto wordt pas getoond nadat het systeem heeft gecontroleerd of de link echt en nog geldig is. Links verlopen vanzelf.
Gescheiden per klant
Elke klant heeft zijn eigen afgeschermde omgeving. Klanten kunnen nooit elkaars booths, foto's of gegevens zien.
Verwerking vindt plaats binnen de Europese Unie. Er worden geen gegevens verkocht en geen gegevens gebruikt voor advertenties.
Bewaartermijnen die jij instelt
Per omgeving instelbaar
Je kiest zelf hoe lang foto's online bewaard blijven. Daarna verwijdert het systeem ze automatisch.
Handmatig verwijderen
Een foto, sessie of heel album verwijder je op elk moment zelf in het beheer.
Na opzeggen
Na het einde van je abonnement blijft je omgeving dertig dagen beschikbaar om te exporteren. Daarna worden de persoonsgegevens verwijderd, behalve wat wettelijk bewaard moet worden, zoals facturen.
Logboeken
Technische logboeken van booths worden maximaal negentig dagen bewaard.
Hoe we de gegevens beschermen
Versleuteld verkeer
Alle verbindingen tussen booth, beheer en deelpagina zijn versleuteld.
Persoonlijke accounts en rollen
Iedere medewerker heeft een eigen account met alleen de rechten die hij nodig heeft.
Tweestapsverificatie
Je kunt inloggen extra beveiligen met een code uit een authenticator-app. We raden dat sterk aan.
Logging
Belangrijke handelingen in het beheer worden vastgelegd, zodat achteraf te zien is wie wat heeft gedaan.
Afgesloten booth
De booth draait vergrendeld. Alleen met de servicecode kom je in het servicemenu.
Datalekken
Bij een vermoed datalek informeren wij je binnen 24 uur, zodat jij tijdig kunt melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wat als een gast zijn foto wil laten verwijderen
Gasten hebben recht op inzage, correctie en verwijdering. In de praktijk vraagt een gast meestal of een foto weg mag. Dat regel je zelf in een paar klikken: zoek de sessie op in Foto's en gasten en verwijder de foto of de hele sessie. De deelpagina werkt daarna niet meer.
Komt een verzoek bij ons binnen via info@madabooth.nl, dan sturen we het door naar jou als verantwoordelijke en helpen we waar nodig.
AVG-checklist voor je evenement
- Informeer gasten. Zet op het startscherm of een bordje bij de booth wat er met de foto's gebeurt.
- Stel een bewaartermijn in. Kies een termijn die past bij het evenement, bijvoorbeeld dertig dagen.
- Spreek af met je opdrachtgever. Leg vast wie de foto's krijgt en of ze voor promotie gebruikt mogen worden.
- Beveilig je account. Zet tweestapsverificatie aan en geef medewerkers alleen de rechten die ze nodig hebben.
- Handel verzoeken snel af. Verwijder een foto direct als een gast daarom vraagt.
Veelgestelde vragen
Is MADA Booth AVG-proof?
MADA Booth geeft je de middelen om AVG-conform te werken: verwerkersovereenkomst, opslag binnen de EU, afgeschermde links, instelbare bewaartermijnen en verwijderen per foto. Hoe je het inzet op je evenement, bepaal je zelf als verantwoordelijke.
Kan mijn klant de verwerkersovereenkomst inzien?
Ja. De verwerkersovereenkomst staat openbaar op deze site en een ondertekend exemplaar is op verzoek beschikbaar.
Worden foto's gebruikt om software te trainen?
Nee. Foto's worden alleen gebruikt om de dienst aan jou en je gasten te leveren.
Wat gebeurt er met foto's als de booth offline is?
Die blijven op de booth staan tot ze zijn verzonden en de server de ontvangst heeft bevestigd.
Zelf uitproberen?
Maak je omgeving aan en draai zeven dagen alles zonder verplichtingen.